Cahier des charges d'un projet e-learning

La première étape de la mise en place d'un projet d'e-learning (parfois orthographié « elearning ») est de constituer un cahier des charges. Les points suivants doivent y être développés.

Contexte

Il est fort utile de rappeler aux prestataires le contexte dans lequel la solution d'e-learning doit être déployée. Ce rappel peut contenir les éléments suivants :

• domaine d'activité de l'entreprise,
• nombre de salariés et statistiques (services, métiers…),
• profil du public ciblé,
• raisons du développement du projet,
• ressources disponibles,
• objectifs poursuivis et avantages attendus,
• personnes et équipes responsables de la gestion du projet.
  Pour assurer l'adéquation de la solution au contexte de l'entreprise, cette section doit être aussi précise que possible. Dans l'idéal, elle doit quantifier les différents éléments.

Analyse des besoins

Les besoins de l'entreprise et des apprenants doivent être recensés. Les éventuelles contraintes font également partie des besoins à satisfaire. On peut, par exemple, poser les questions suivantes :

• Quelles sont les attentes de l'entreprise ?
• Quelles sont les attentes des apprenants ?
• Quelles sont les contraintes des formateurs : formats des contenus, modalités d'apprentissage… ?
• Quelles sont les contraintes des apprenants : environnement de travail, horaires, flexibilité… ?
• Quelles sont les contraintes matérielles ?

Fonctionnalités demandées

Un LMS (Learning Management System) est souvent modulaire et les différents modules peuvent être activés ou désactivés à la demande. Le cahier des charges doit énumérer les fonctionnalités identifiées par les apprenants et les formateurs. Cette liste est utile à la fois lors du choix de la plateforme technique et lors de sa configuration.

Accès a la plateforme e-learning

Droits d'accès

Le cahier des charges doit définir les politiques d'accès. La plateforme d'e-learning est-elle considérée comme accessible à tous ou certaines formations sont-elles à accès restreint ? Il est à noter qu'ajouter des restrictions d'accès a posteriori est souvent complexe et sujet à erreurs.

Lieux d'accès

La définition des accès à la plateforme doit également s'intéresser aux postes clients à partir desquels elle est accessible :

• L'accès à la plateforme est-il limité aux postes de l'entreprise ?
• La plateforme est-elle accessible depuis Internet ? (Pour plus d'informations : cahier des charges site internet)
• Faut-il prévoir des accès sécurisés au réseau de l'entreprise depuis l'extérieur ? (sécurité réseau informatique)
• Certains contenus doivent-ils être accessibles en m-learning ?

Profil des contenus

Les solutions d'e-learning s'appuient sur du contenu créé sur mesure pour l'entreprise ou sur du contenu « sur étagère » prédéfini.
Le cahier des charges définit les conditions dans lesquelles on fait appel à l'une ou l'autre de ces offres :

• type et objet de la formation,
• type de contenu,
• conditions tarifaires…

Stratégies pédagogiques

Les stratégies pédagogiques ont une influence sur plusieurs éléments :

• choix du LMS et des fonctionnalités à activer,
• choix des modules de formation,
• choix des contenus,
• gestion de l'infrastructure.
  2 axes se dégagent ici : le synchronisme de la formation et la présence du formateur.

Synchrone ou asynchrone

On peut diviser les contenus d'e-learning en 2 catégories :

• les contenus synchrones : ils nécessitent que l'apprenant et le formateur soient connectés à la plateforme en même temps. C'est par exemple le cas des sessions en salle de classe virtuelle,
• les contenus asynchrones : l'apprenant y accède à tout moment, peut mettre en pause et répéter sa séquence d'apprentissage. C'est le cas des documents écrits ou des vidéos.
  Une solution d'e-learning peut utiliser ces 2 composantes.

La communication entre apprenants, ou entre apprenant et formateur peut également être synchrone (chat, vidéoconférence) ou asynchrone (messagerie, forums).

Accompagnement

L'accompagnement des apprenants peut être :

• présentiel : l'apprenant se trouve dans la même salle que le formateur,
• distantiel : l'apprenant et le formateur communiquent par voie électronique, le plus souvent par le biais des outils de communication du LMS.
  De nombreuses formations d'e-learning combinent ces 2 éléments. Les séances en présentiel complètent l'apprentissage autonome ou semi-autonome. Pour des formations à forte composante pratique, les sessions présentielles sont presque une obligation.

Utilisation de la plateforme

Pour finir, le cahier des charges énonce les contraintes associées à l'interface de la plateforme.

Identification

Même si la plateforme est libre d'accès, l'identification des apprenants est essentielle pour la plupart des fonctionnalités du LMS, en particulier le tracking, les évaluations et les moyens de communication. L'identification est-elle liée à l'identification informatique au sein de l'entreprise ? Est-elle découplée ? Si oui, comment est-elle gérée ?

Interface

La plateforme d'e-learning doit être simple et agréable à utiliser. Les utilisateurs (formateurs et apprenants) doivent être consultés. Leurs remarques et besoins doivent faire partie du cahier des charges.