10 questions à se poser pour bien choisir sa solution de classes virtuelles


La classe virtuelle permet d’organiser des formations présentielles à distance et d’établir ainsi une véritable interaction entre les apprenants et le formateur.

Pour qu’elle puisse pleinement répondre à tous les besoins, il est primordial de choisir avec soin sa solution de classes virtuelles. De nombreux critères entrent en ligne de compte.



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Voici 10 questions à se poser pour faire le bon choix.

1. Quels sont les apprenants ?

De nombreux projets de classes virtuelles échouent car la solution ne remporte pas l’adhésion des utilisateurs.

Si l’on s’adresse à des utilisateurs a priori non techniques, la participation à une classe virtuelle doit être la plus simple et agréable possible. L’ergonomie doit donner envie d’utiliser la solution et accéder à la classe virtuelle ne doit pas être plus compliqué qu’un simple click.

L’objectif est de ne pas avoir à se préoccuper de la technique afin de se concentrer uniquement sur la communication avec les apprenants.

2. De quelles fonctionnalités ai-je besoin ?

  • Ai-je besoin de la vidéo ? L’utilisation d’une webcam ou d’une caméra est-elle suffisante ou bien la solution doit elle également pouvoir s’interfacer avec des équipements de vidéoconférence ?
  • Ai-je besoin d’enregistrer les sessions ? Si oui comment souhaite-t-on ensuite que les apprenants accèdent à ces vidéos à la demande ?
  • Quels supports de cours vont utiliser les formateurs ? Un tableau blanc ? Des documents ? D’autres types de support ?
  • Si le support de cours est l’écran du formateur alors la fonctionnalité « partage d’écran/partage d’application » est nécessaire. Si le formateur présente seulement des documents alors la fonctionnalité « partage de document » est préférable pour bénéficier à la fois d’une qualité supérieure et des besoins en bande passante bien moindre.

    Certaines solutions ne proposent pas cette alternative partage d’écran/partage de document. La fonctionnalité » tableau blanc » est par contre en général toujours disponible.

  • Ai-je besoin d’autres fonctionnalités comme par exemple la possibilité de sonder les apprenants pendant une classe virtuelle, animer un web tour, mettre des fichiers à disposition en téléchargement ou de pouvoir créer des sous-groupes de travail au sein d’une même classe virtuelle ?

3. A partir de quels terminaux les apprenants vont-ils suivre les formations ?

  • Est-il nécessaire que les formations puissent aussi être suivies à partir de tablettes ou de smartphones ?

Si les apprenants suivent les formations à partir de leur ordinateur, quels systèmes d’exploitation peuvent-ils être amenés à utiliser ? Si Windows est universellement supporté, ce n’est pas toujours le cas pour MAC OS et encore moins pour Linux.

Dans beaucoup d’organisation les utilisateurs ne disposent pas des droits administrateurs ni même des droits permettant d’installer une application sur leur ordinateur. Si des apprenants peuvent se trouver dans cette situation, il est indispensable de valider le bon fonctionnement de la solution dans ce contexte.

4. Ai-je besoin d’un Learning Management System (LMS) ?

Certaines solutions ne font pas de distinction entre une classe virtuelle et une webconférence. Suivant le contexte il peut néanmoins y avoir le besoin d’inclure les classes virtuelles dans un véritable parcours de formation. Ce besoin est de plus en plus répandu.

Le parcours de formation permet de créer un cursus où s’enchaînent des cours asynchrones, des classes virtuelles et des tests. Il permet également aux formateurs de suivre précisément les parcours de chaque apprenant.

Certaines solutions proposent de tels LMS intégrés avec les classes virtuelles.

5. La solution doit-elle s’intégrer dans un environnement existant ?

Vous pouvez également déjà disposer d’un LMS existant dans votre organisation. La faisabilité d’un tel interfaçage repose sur les capacités du LMS et sur l’existence d’une Application Programming Interface (API) proposée par la solution.

Si une telle API existe et est assez riche, alors la gestion des classes virtuelles pourra entièrement être gérée depuis le LMS ou depuis toute autre application avec laquelle il faut s’interfacer.

Un autre besoin fréquent est l’intégration de la solution avec l’annuaire de l’entreprise. Ceci permet d’authentifier les utilisateurs de la classe virtuelle à l’aide de leurs identifiants et mot de passe existants.

6. Comment sont créés les supports de formation ?

Les supports de formation sont-ils créés directement par les formateurs ou bien par un prestataire externe ?

Certains outils de création de contenu peuvent être entièrement intégrés à certaines plates-formes de classes virtuelles. Des éditeurs proposent aussi leurs propres outils de création de contenu.

Si les contenus sont créés par un prestataire externe il faut bien vérifier que le format et le standard utilisés sont supportés par la solution. Les contenus Flash, AICC ou SCORM sont par exemple souvent utilisés.

Certaines solutions de classe virtuelle permettent de s’intégrer avec des écrans interactifs, les Smart Boards. Cette technologie est particulièrement intéressante lorsque le cours réunit à la fois des apprenants en présentiel et des apprenants à distance.

7. Ai-je besoin d’un service d’assistance ou de formation sur l’outil utilisé?

Suivant la taille de votre organisation et suivant la criticité de l’usage des classes virtuelles, vous pouvez avoir besoin d’un service d’assistance externe. Ce service peut être destiné à tous les utilisateurs ou seulement aux formateurs. Il peut s’agir d’un support en urgence pendant une classe virtuelle ou une simple assistance pendant la phase de préparation.

Au-delà de la connaissance de l’outil utilisé, animer de classes virtuelles nécessite un savoir faire bien particulier. Captiver son auditoire est un réel challenge et il faut pour cela exploiter au mieux les possibilités d’interaction offertes par la solution. Une formation spécifique des formateurs sur ce sujet est recommandée.

8. Quelle solution utiliser pour l’audio ?

Point souvent négligé, l’audio joue pourtant un rôle absolument essentiel dans l’expérience utilisateur. Une piètre qualité audio, de l’écho ou une latence trop importante peuvent vite devenir insupportables pour les participants.

Deux alternatives sont envisageables concernant l’audio : utiliser la VoIP via son ordinateur ou bien utiliser son téléphone. Dans certains cas il est aussi possible de combiner les deux options.

La plupart des solutions de classes virtuelles intègrent une solution d’audioconférence en VoIP. Cette possibilité est particulièrement bien adaptée pour les cours magistraux où le présentateur parle et tous les autres participants écoutent. Avec la VoIP, l’utilisation d’un casque avec micro intégré est fortement recommandée pour réduire notamment les problèmes d’écho.

L’utilisation de la VoIP trouve par contre ses limites lorsqu’il y a une réelle interactivité au sein de la classe virtuelle. Pour éviter une trop grande latence ou une mauvaise qualité du son, une solution d’audioconférence par téléphone est à privilégier. Cette solution d’audioconférence doit obligatoirement être intégrée à la solution de webconférence si l’on souhaite enregistrer les classes virtuelles. Dans le cas contraire les enregistrements ne contiendraient pas de son !

L’intégration de l’audioconférence permet également de bénéficier de fonctions de pilotage de l’audio à partir de la classe virtuelle. Ceci inclut généralement la possibilité d’appeler un nouveau participant, de couper les microphones et de connaître le locuteur. Des fonctionnalités plus avancées existent également pour gérer des webinars ou les sous-conférences.

9. Comment dimensionner ma plateforme ?

Combien de formateurs différents vont utiliser les classes virtuelles ? Quelle est la fréquence de ces classes virtuelles et combien comptent-elles d’apprenants en moyenne ?

La réponse à ces questions vous permettra de dimensionner au mieux votre solution de classe virtuelle. Vous pourrez ainsi déterminer le nombre de comptes dont vous avez besoin et le nombre moyen d’utilisateurs simultanés.

10. Quel est mon budget ?

Les informations de dimensionnement vous permettront de déterminer le coût associé. Ce coût doit également inclure les coûts éventuels de maintenance, de support, de formation et éventuellement de déploiement au cas où la solution est hébergée en interne.

Les principaux acteurs du marché donnent la possibilité de choisir entre le mode SaaS ou l’achat d’une licence serveur. L’achat d’un serveur est plus avantageux sur le moyen terme mais il nécessite de disposer de ressources techniques internes.

Conclusion

Comme nous venons de l’évoquer au travers de ces 10 questions, le choix d’une plateforme de classes virtuelles est une décision complexe et importante qui nécessite un vrai travail d’investigation. Il s’agit de déterminer la solution qui correspond le mieux à notre besoin et bien entendu de la tester en situations réelles avant de s’engager.



Auteur :
Yannick LE GARFF
MeetingOne.com

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